Een overzichtelijke financiële administratie van je bedrijf valt of staat met een efficiënt proces rondom de facturen en betalingen. Een klantbestelling doorloopt altijd een aantal vaste stappen van order naar betaling; deze ‘reis’ wordt ook wel order to cash of O2C genoemd. Een handmatig order to cash proces kan veel tijd vergen en is foutgevoelig. Het automatiseren van dit proces kan je meer grip geven op je financiële administratie en zorgen voor een efficiëntere werkwijze.
Digitale administratie
Verkoopprocessen zijn niets nieuws onder de zon: er is een aanbieder en afnemer en er staat geld tegenover de dienst of het product die de afnemer ontvangt. Dit proces heeft echter wel een transformatie doorgemaakt de afgelopen decennia door de komst van het digitale tijdperk. Waar alle bedrijfsadministratie vroeger voornamelijk op papier bijgehouden werd, is dit inmiddels in vrijwel alle bedrijven vervangen voor een digitale administratie. Digitaal zijn er namelijk tal van handige tools beschikbaar en is automatisering mogelijk om die vervelende administratieklus makkelijker en efficiënter te maken.
Van order tot betaling
De stappen die doorlopen worden vanaf de aankoop tot betaling, worden samengevat ook wel Order to cashof – nog korter – O2C genoemd. Dit proces omvat het moment van de order, de facturatie, debiteurenbeheer, incassatie en rapportage. Soms verlopen deze stappen niet helemaal soepel en zijn ze inefficiënt. Het automatiseren van order to cash kan veel werk uit handen nemen en zorgen voor een geoptimaliseerd proces.
Waarom automatiseren?
Een handmatig order to cash-proces kan zeer tijdrovend zijn en leiden tot hoge kosten. Zo zorgt een inefficiënt proces voor een (te) hoge werkdruk, en kunnen fouten in de facturen of eventueel vergeten facturen ervoor zorgen dat je opbrengsten misloopt. Door het automatiseren van het order to cash-proces, kun je je focussen op de hoofdzaken van je bedrijf en wordt alles rondom betalingen nauwkeurig geregeld. Facturen worden daarnaast sneller betaald.
Financiële risico’s inschatten
Een belangrijk onderdeel van het order to cash-proces is Kredietbeheer. Om eventuele problemen voor te zijn, wil je er op voorhand zeker van zijn dat bedrijven waar je zaken mee doet betalingen zonder problemen kunnen voldoen. Met de juiste kredietbeheersoftware heb je inzicht in kredietinformatie van je klanten, en kun je financiële risico’s goed inschatten en verminderen.
De financiële administratie is een belangrijk onderdeel van je bedrijf. Door het order to cash-proces onder de loep te nemen en te automatiseren kun je veel problemen, zoals foutgevoeligheid bij facturen en een hoge werkdruk, verhelpen.
Feedback: info@mnlk.nl
